AI寫電郵教學：餐廳訂位、改時間與聚會分工的3個範本
問餐廳有沒有四人枱，其實只需要寫清楚日期、時間和人數；改預約，也可以直接交代原時段和希望更改的時間。把這些資料交給AI，便有一封可繼續修改的短電郵。
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文章目錄
1 餐廳訂位：問清訂金與取消安排
提示詞：
「幫我寫一封簡單英文訂位查詢，70字內。4位成人，希望在［日期］晚上7時用餐。詢問是否有位、是否需要付訂金，以及取消安排。姓名和聯絡資料保留括號，以查詢口吻寫。」
電郵示例：
Subject: Table enquiry for four on [date]
Hello,
Do you have a table for four adults at 7 pm on [date]? Could you please let me know whether a deposit is required and what the cancellation policy is?
Thank you.
Best regards,
[name]
發送前填上日期和姓名。如果打算用WhatsApp查詢，可再輸入：「改成一段較短的訊息，保留日期、四人、晚上7時、訂金和取消安排。」
2 更改預約：把兩個時段寫清楚
提示詞：
「幫我用繁體中文寫一則更改預約時間的訊息，80字內，禮貌自然。我原本預約［日期］下午3時，想改到同日下午5時。如果不行，請對方提供其他時段。不要加原因，訂位姓名保留括號。」
訊息示例：
「你好，我以［姓名］預約了［日期］下午3時，想問能否改到同日下午5時？如果已滿，麻煩提供其他可選時間，謝謝。」
對方確認後，才把新的時間更新到自己的日曆；未收到回覆前，仍按原有預約安排。
3 聚會分工：分清已決定和待確認的事
群組聊完一輪，餐廳、蛋糕和人數各有人處理，卻未必有人把分工記下來。把已決定的內容抽出，請AI整理成「誰、做甚麼、何時完成」，便容易覆核。
提示詞：
「請把以下討論整理成『誰／做甚麼／何時完成』3行，不要加入未決定的安排：阿欣星期三前訂餐廳；阿文星期五前買蛋糕；我今晚收集出席人數。聚會日期還沒定，請另外列為待確認。」
整理示例：
阿欣／訂餐廳／星期三前
阿文／買蛋糕／星期五前
我／收集出席人數／今晚
待確認：聚會日期。
這個例子還有一處要跟進：餐廳要落實訂位，通常需要日期。可以先收集出席者可行的日子，再確認阿欣的安排。若原文沒有負責人或期限，就寫「未分配」或「待確認」，別補上誰未曾答應的工作。
語氣太生硬，直接指出要改的地方
想調整的方向 | 可加上的要求 |
|---|---|
自然親切 | 像香港朋友平常打字，刪去過分正式的客套話。 |
禮貌直接 | 第一行說明目的，保留請求和謝意。 |
簡單英文 | 用常見的英文短句，避免艱深字。 |
實際操作可分三步：先提供目的和必要資料；收到草稿後核對日期、人數、金額及待確認事項；最後再調整長度和語氣。
發送前尤其要找出「已確認」、「我會」或「我們同意」一類字眼，看看是否真的是你的意思。
操作參考：Gemini使用說明、Copilot入門說明。資料查核：2026年10月1日。
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