AI Excel入門：用聚會開支表學加總和四人分帳

10月2日

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唱K、吃飯、買蛋糕，各自付了錢，散場後還要把總數加起來。把開支放進Excel，之後即使有人補上一張單，也不用從頭再按計算機。

這個練習會用到Excel，以及Gemini或Copilot的文字對話。先請AI寫公式，再貼回工作表便可，不需要額外安裝Excel功能。

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把三項開支放進工作表

開一張空白工作表，A1填「項目」，B1填「金額（HK$）」。金額欄只輸入數字，不要把「HK$」一併打進去。

以下是四人共同分擔的練習開支：

A5可填「總額」，A6填「每人應付」。B5和B6先留空，稍後放公式。

這裏假設四人都參與了三項活動。若有人只吃晚飯，要把他參與的開支分開計算。

提示詞：

「我剛開始用Excel。A欄是項目，B2、B3、B4分別是800、600、200，都是港元。我想在B5計算總額，在B6計算四人平均每人應付多少。請給我兩條公式，並說明各貼在哪一格。」

可用的公式是：

SUM會把指定範圍的數字相加，B2:B4就是B2至B4三格。第二條公式則把B5的總額除以4。Microsoft SUM說明

把B4的蛋糕開支由200改為240。總額B5應變成1640，每人應付的B6則變成410。

若結果不同，把出錯位置和公式一起告訴AI：

「B2至B4分別是800、600、240。我在B5輸入了［貼公式］，現在顯示［畫面數字］，應有的總額是1640。請幫我找出問題，先說明要檢查哪一格。」

排查這個練習只需要三個數字和兩條公式，毋須上載整本私人帳簿。

先確認公式由等號「=」開始，前面沒有單引號，再檢查儲存格是否被設為「文字」。如果整張表都顯示公式，也要看看是否開啟了「顯示公式」；Microsoft說明列有切換方式。告訴AI你用的是Excel電腦版還是網頁版，再請它說明相應操作。

在原有開支區插入一列填寫新支出，再點選總額格，檢查SUM括號內的範圍是否包含新金額。原本的B5放着總額公式，直接在那裏填支出會把公式蓋掉。

旅行合資買手信、生日飯或週末買菜，都可沿用這張表；把項目、金額及分帳人數換成實際資料即可。

要通知朋友，可以再問AI：

「幫我寫一句自然的分帳通知：四人共同開支HK$1,640，每人HK$410，謝謝大家。不要加入付款帳號。」

訊息示例：「今晚共同開支共HK$1,640，四人平均每人HK$410，謝謝大家。」

資料查核：2026年10月1日。表內金額為分帳練習。